L’uso dell’auto aziendale richiede che si rispettino le linee guida fornite dall’azienda, che nella maggior parte dei casi prevedono che il mezzo venga utilizzato esclusivamente per le attività lavorative e non per altre commissioni che esulano da queste.

Il datore di lavoro, o il responsabile aziendale, quando si trova dinanzi a delle stranezze come: rifornimenti effettuati con la carta carburante fornita dall’azienda più alti del solito, chilometri percorsi molto al di sopra di quelli che in genere sono previsti dal percorso del lavoratore o un incidente in una zona non coperta dal suo tragitto, potrebbe avere un dubbio su come questi stia impiegando l’auto aziendale.

A quel punto, per capire se effettivamente si stia configurando un uso improprio dell’auto aziendale, magari prima di fare un richiamo al dipendente, collaboratore o venditore incaricato, è possibile scegliere di affidarsi a un investigatore privato che possa verificare se il dubbio abbia un fondamento e come agire di conseguenza.

Uso improprio dell’auto aziendale: tipologie di assegnazione e regole

Per stabilire se un utilizzo sia improprio bisogna partire dal titolo con cui l’auto è stata affidata, che permette di identificare il perimetro di quello che il dipendente può fare o meno, e che cambia a seconda che il veicolo sia assegnato per un uso esclusivamente lavorativo, a uso promiscuo, oppure se questo viene concesso come benefit ad uso personale.

Nello specifico:

• In caso di uso esclusivo per l’attività lavorativa: l’auto in genere deve essere impiegata esclusivamente per gli spostamenti di servizio e deve essere restituita o lasciata nella sede dell’azienda prima di tornare a casa.
• In caso di uso promiscuo: il lavoratore, oltre a utilizzarla per il lavoro, può usarla anche nel suo tempo libero, con un fringe benefit che viene identificato anche nella busta paga.
• Se l’auto è fornita come benefit personale: si capisce bene che, in questo caso, l’auto viene fornita come benefit e quindi il lavoratore può usarla come più desidera.

Ne deriva che, a seconda del contratto con il quale viene concessa l’auto, è possibile che se ne faccia un uso improprio o proprio. Ad esempio, in caso di uso esclusivamente lavorativo non si può usare per attività extra e proprie.

Se invece l’uso è promiscuo, anche se si può scegliere di usarla al di fuori delle attività di lavoro, non si può ad esempio farla usare a terze persone, come alla moglie o al figlio. Per questo il primo passo per capire come direzionare l’indagine sull’uso dell’auto aziendale è verificare la policy scritta sull’uso dei veicoli aziendali, consegnata al dipendente e firmata per ricevuta, che indichi chi può guidare, in quali orari, con quali limiti territoriali e con quali conseguenze in caso di abuso.

GPS sull’auto aziendale e controlli a distanza: i limiti dello Statuto dei lavoratori

Per contrastare l’uso improprio dei veicoli aziendali, molte imprese pensano che basti installare un dispositivo GPS. Tuttavia, la normativa sulla tutela dei lavoratori ne limita l’impiego: in base al D.Lgs. 151/2015, che ha modificato l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, il controllo a distanza tramite questi strumenti è lecito soltanto se giustificato da motivate esigenze operative, organizzative, di sicurezza o di salvaguardia dei beni aziendali. Inoltre, la loro adozione deve sempre essere anticipata da un’intesa con le rappresentanze sindacali o, in alternativa, da un’autorizzazione rilasciata dall’Ispettorato del Lavoro.

L’Ispettorato ha chiarito che il GPS rientra di regola in questa categoria, salvo i casi in cui sia indispensabile per rendere la prestazione o sia imposto dalla legge, come avviene per il trasporto valori. Anche quando il sistema è installato correttamente, i dati possono essere usati ai fini del rapporto di lavoro solo se il dipendente ha ricevuto un’informativa adeguata sulle modalità d’uso dello strumento e sui controlli possibili, nel rispetto del GDPR e del Codice privacy.

Il Garante ha più volte chiesto di limitare la raccolta ai dati strettamente necessari, di evitare un tracciamento continuo della posizione e, per le auto in uso promiscuo, di permettere la disattivazione del localizzatore durante l’utilizzo privato autorizzato; ha inoltre sanzionato aziende che conservavano per mesi lo storico dettagliato degli spostamenti.

Un GPS installato senza accordo o autorizzazione, o senza informativa, produce dati che il giudice può dichiarare inutilizzabili e che espongono l’impresa a sanzioni da parte del Garante. Lo stesso vale, a maggior ragione, per un localizzatore nascosto sull’auto privata del dipendente, che costituisce un’interferenza illecita nella sua vita privata e non può essere usato in alcun caso.

Quando incaricare un investigatore privato per capire se sussiste un’uso improprio dell’auto aziendale

Gli artt. 2 e 3 dello Statuto vietano di controllare tramite guardie giurate o personale di vigilanza il modo in cui il dipendente svolge la sua attività, e la giurisprudenza ha costruito su questi articoli il principio per cui il datore può rivolgersi a un’agenzia investigativa per accertare condotte illecite o fraudolente che gli causano un danno, ma non per verificare la diligenza o la produttività del lavoratore.

Usare l’auto di servizio per faccende private mentre si dichiara di essere in giro dai clienti, ad esempio, rientra nella prima ipotesi, perché unisce un abuso sul bene aziendale a una falsa attestazione della presenza in servizio. Su questa linea si è mossa la Cassazione con l’ordinanza n. 3607 che ha confermato il licenziamento per giusta causa di un dipendente sorpreso dagli investigatori a usare il mezzo aziendale per motivi personali in orario di lavoro, ritenendo legittimo il controllo perché finalizzato a scoprire un comportamento fraudolento lesivo del patrimonio dell’azienda.

Con la sentenza n. 30821 del 24 novembre 2025 la Corte ha poi ritenuto valida la prova ottenuta incrociando i dati del GPS dell’auto di servizio con gli appostamenti di un’agenzia, che avevano documentato la vettura ferma mentre il lavoratore dichiarava di trovarsi altrove. Perché l’indagine affidata all’investigatore sia utilizzabile per l’eventuale richiamo o licenziamento del lavoratore, bisognerà indicare attentamente la finalità specifica dell’indagine e gli elementi di fatto che giustificano il sospetto e una durata definita. Dopodiché sarà a carico dell’investigatore, il rispetto delle regole deontologiche per le investigazioni private, che gli impongono di raccogliere solo dati pertinenti e non eccedenti rispetto allo scopo.

Come si svolge l’accertamento sull’uso improprio del veicolo

L’indagine parte sempre da un’analisi documentale svolta insieme all’azienda, in cui l’investigatore confronta i rapporti di visita, le note spese, gli estratti della carta carburante e del telepass e, se presenti e legittimamente raccolti, i dati del GPS, per individuare i giorni e le fasce orarie in cui le incongruenze si ripetono. Questo lavoro preliminare permette di andare a concentrare l’osservazione sul campo in modo mirato, riducendo costi e durata dell’incarico e, di conseguenza, l’invasività del controllo.

L’osservazione si svolge esclusivamente in luoghi pubblici o aperti al pubblico e consiste nel seguire il veicolo di servizio documentando con fotografie e video, accompagnati da data e ora, le soste, le persone trasportate e i luoghi raggiunti, come l’abitazione, un secondo lavoro, attività commerciali o la sede di un concorrente.

Restano fuori dall’indagine la vita privata che non riguarda l’uso del veicolo, le abitazioni e i luoghi di privata dimora, le comunicazioni personali e qualsiasi informazione su salute, opinioni o relazioni familiari del dipendente, che non potrebbero comparire nella relazione nemmeno quando vengono raccolte incidentalmente.

Dalle prove al procedimento disciplinare e al licenziamento per giusta causa

Con la relazione investigativa l’azienda ha la facoltà di procedere inizialmente con una contestazione scritta, specifica e tempestiva degli addebiti, concedendo al lavoratore almeno cinque giorni per presentare le proprie difese, anche oralmente e con l’assistenza di un rappresentante sindacale. La sanzione deve poi essere proporzionata, il giudice valuta la ripetizione degli episodi, il ruolo del dipendente, l’esistenza di una policy conosciuta e, soprattutto, la presenza di attestazioni false.

Un singolo utilizzo marginale non giustifica il licenziamento, mentre un uso sistematico del mezzo in orario di lavoro coperto da rapporti non veritieri viene considerato una lesione del vincolo fiduciario sufficiente per la giusta causa. Accanto alla sanzione, l’azienda può chiedere il rimborso del carburante e dei costi sostenuti e, in caso di sinistro, il risarcimento dei danni se emerge la colpa del dipendente.

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